Kai informacija plūsta iš visų pusių: tikrasis festivaliečio iššūkis

Organizuojant tarptautinį naujienų festivalį, jautiesi tarsi būtum orkestro dirigentas, kuris bando suderinti dešimtis instrumentų skambančių skirtingomis kalbomis. Informacijos srautai plūsta iš visų pusių – užsienio svečiai siunčia el. laiškus vidurnaktį pagal savo laiko juostą, vietos partneriai skambina pietų metu, socialinių tinklų pranešimai ateina be perstojo, o dar reikia sekti, kas vyksta konkurentų renginiuose.

Pirmą kartą organizuodamas tokį renginį, greitai supranti, kad įprastos darbo priemonės nebepakanka. Excel lentelės tampa per sudėtingos, el. pašto dėžutė sprogsta nuo žinučių, o WhatsApp grupės virsta chaotiškais pokalbiais, kuriuose svarbi informacija paskęsta tarp šimtų nereikšmingų pranešimų. Tačiau yra gerų naujienų – šis chaosas yra valdomas, jei žinai kaip.

Pagrindinis dalykas, kurį reikia suprasti nuo pat pradžių: informacijos valdymas nėra tik technologijų klausimas. Tai strategija, kuri apima žmones, procesus ir tik po to – įrankius. Per daug organizatorių daro klaidą, pirmiausia ieškodami tobulos programinės įrangos, užuot pagalvoję, kokia informacija jiems iš tikrųjų reikalinga ir kaip ji turi tekėti.

Informacijos architektūra: kas turi žinoti ir kada

Prieš pradedant bet kokį festivalio organizavimą, būtina sukurti informacijos žemėlapį. Skamba gąsdinamai? Iš tikrųjų tai paprastas dalykas, kurį galima padaryti per popietę su komanda.

Susėskite ir išsirašykite visas informacijos kategorijas, kurios bus svarbios jūsų festivaliui. Paprastai jos skirstosi į kelis blokus: programos turinys (pranešėjai, temos, sesijos), logistika (viešbučiai, transportas, maitinimas), komunikacija (pranešimai spaudai, socialiniai tinklai, svetainės turinys), partnerystės ir rėmėjai, biudžetas ir finansai, dalyvių registracija.

Kiekviena kategorija turi savo gyvavimo ciklą. Pavyzdžiui, informacija apie pranešėjus pradeda formuotis prieš šešis mėnesius iki renginio, intensyviausiai keičiasi prieš du mėnesius, o per paskutines dvi savaites ji turi būti beveik užšaldyta. Tuo tarpu logistinė informacija labiausiai aktyvėja paskutinį mėnesį.

Dabar – svarbiausia dalis – nustatykite, kas iš jūsų komandos turi turėti prieigą prie kokios informacijos. Čia dažnai padaroma klaida: arba visi turi prieigą prie visko (tada svarbi informacija paskęsta triukšme), arba informacija per daug fragmentuota (tada žmonės nuolat klausinėja vienas kito ir gaišta laikas).

Praktiškas pavyzdys: jūsų socialinių tinklų vadybininkas turi žinoti pranešėjų biografijas ir nuotraukas, bet jam nebūtinai reikia matyti visą biudžeto skaičiuoklę. Tačiau jam tikrai reikia žinoti, kurie rėmėjai turi būti paminėti kiekviename įraše. Logistikos koordinatorius turi matyti visą transporto ir apgyvendinimo informaciją, bet nebūtinai turi skaityti visą programinį turinį – jam pakanka žinoti sesijų laiką ir vietą.

Technologijų ekosistema: ne daugiau, o protingiau

Dabar apie įrankius. Rinkoje yra šimtai platformų, žadančių išspręsti visas jūsų problemas. Tiesą sakant, daugelis organizatorių naudoja per daug įrankių, o ne per mažai. Vidutiniškai tarptautinio renginio komanda naudoja 8-12 skirtingų sistemų, ir tai sukelia daugiau problemų nei sprendžia.

Geriausia strategija – turėti vieną centrinę sistemą, kuri veikia kaip „tiesos šaltinis”, ir kelias papildomas specializuotas priemones, kurios su ja integruojasi. Centrinis mazgas gali būti projektų valdymo platforma (Asana, Monday, Notion ar panašūs), kur saugoma visa pagrindinė informacija ir užduotys.

Praktiškai tai atrodo taip: sukuriate festivalio „stuburą” pasirinktoje platformoje – ten yra visų sesijų sąrašas, pranešėjų duomenys, svarbios datos, užduočių paskirstymas. Tada prie šios sistemos prijungiate specializuotas priemones: registracijos platformą dalyvių valdymui, Google Drive dokumentams ir failams, Slack ar Teams operatyviai komunikacijai, socialinių tinklų valdymo įrankį.

Esmė – informacija turi tekėti į centrinę sistemą, o ne likti užstrigusi specializuotose priemonėse. Pavyzdžiui, kai naujas dalyvis užsiregistruoja, jo duomenys automatiškai atsiranda centrinėje sistemoje. Kai logistikos koordinatorius patvirtina viešbučio rezervaciją, tai užfiksuojama pagrindinėje lentelėje, kur visi gali matyti.

Labai svarbus momentas – pasirinkite įrankius, kurie palaiko jūsų komandos darbo kalbas. Jei organizuojate tarptautinį festivalį su komanda iš skirtingų šalių, jums reikia platformų, kurios gerai veikia su įvairiomis kalbomis, palaiko Unicode simbolius ir turi gerą daugiakalbystės palaikymą.

Komunikacijos protokolai: kai komanda kalba skirtingomis kalbomis

Tarptautinio renginio organizavimas reiškia darbą su žmonėmis iš skirtingų laiko juostų, kultūrų ir komunikacijos stilių. Rusas gali būti labai tiesioginis el. laiške, skandinavas – labai santūrus, o pietų europietis mėgsta ilgus paaiškininius tekstus. Tai nėra stereotipai, tai kultūriniai kontekstai, kuriuos reikia suprasti.

Pirmiausia nustatykite aiškius komunikacijos kanalus skirtingiems tikslams. Pavyzdžiui: skubūs klausimai, į kuriuos reikia atsakyti per valandą – Slack ar Teams. Svarbūs sprendimai ir oficiali informacija – el. paštas. Operatyvūs klausimai renginio metu – WhatsApp grupė. Dokumentų bendrinimas ir komentavimas – Google Drive su komentarų funkcija.

Labai svarbu nustatyti atsakymo laiko lūkesčius. Tarptautinėje komandoje žmonės dirba skirtingu laiku, todėl „atsakysiu šiandien” gali reikšti visai skirtingus dalykus. Geriau nustatyti konkretų laiką: „į el. laiškus atsakome per 24 valandas darbo dienomis”, „skubūs Slack pranešimai – per 2 valandas darbo metu”.

Dar vienas praktinis patarimas – naudokite asinchroninę komunikaciją, kur tik įmanoma. Užuot šaukę susirinkimą su komanda iš penkių laiko juostų (kas reiškia, kad kažkas tikrai prisijungs 6 ryto ar 11 vakaro), įrašykite vaizdo žinutę su svarbiausia informacija, kurią žmonės gali peržiūrėti patogiu metu. Loom, Vidyard ar net paprasti vaizdo įrašai Google Drive puikiai tam tinka.

Dokumentuokite viską. Tai skamba nuobodžiai, bet tarptautiniame kontekste tai gelbsti gyvybes. Po kiekvieno svarbaus pokalbio ar susirinkimo – trumpa santrauka raštu. Po kiekvieno sprendimo – užrašas bendrai prieinamoje vietoje. Tai padeda ne tik tiems, kurie praleido susirinkimą dėl laiko juostų skirtumo, bet ir vėliau, kai reikia prisiminti, kodėl buvo priimtas tam tikras sprendimas.

Krizių valdymas: kai viskas eina ne pagal planą

Galite turėti tobulą informacijos valdymo sistemą, bet festivaliuose visuomet atsitinka netikėtumų. Pranešėjas praleidžia skrydį. Viešbutis suklysta su rezervacija. Techninė įranga neveikia. Būtent tokiais momentais matosi, ar jūsų informacijos sistema iš tikrųjų veikia.

Pasiruošimas krizėms prasideda prieš festivalį. Sukurkite „krizių dokumentą” – tai gali būti paprastas Google Doc su svarbiausiais kontaktais, alternatyviais planais ir sprendimų medžiais. Pavyzdžiui: „Jei pranešėjas nepasirodo, 1) patikriname, ar jis tikrai nepasiekiamas (skambiname, rašome el. laišką, WhatsApp), 2) žiūrime, ar turime atsarginį pranešėją šiai temai, 3) jei ne – perorganizuojame programą pagal planą B”.

Renginio metu turėkite vieną centrinę komunikacijos grandinę krizėms. Tai gali būti atskira Slack ar WhatsApp grupė tik pagrindinei komandai, kur pranešama apie problemas. Svarbu, kad ši grupė būtų nedidelė – 5-7 žmonės maksimum. Jei krizių grupėje yra 20 žmonių, niekas neprisiima atsakomybės ir visi laukia, kol kažkas kitas reaguos.

Labai praktiška priemonė – „krizių žurnalas” realiu laiku. Tai gali būti bendras dokumentas, kur chronologiškai užrašomos visos problemos, kas jas sprendžia ir koks sprendimas priimtas. Tai padeda ne tik operatyviai koordinuoti veiksmus, bet ir vėliau, kai analizuosite, kas vyko ir kaip galima būtų geriau pasielgti.

Duomenų saugumas ir privatumas: ne tik GDPR reikalavimas

Organizuojant tarptautinį renginį, kaupiate daug asmens duomenų: dalyvių el. pašto adresus, telefono numerius, kartais paso duomenis (vizoms), mitybos apribojimus, sveikatos informaciją. Tai ne tik jūsų atsakomybė pagal GDPR ar kitus duomenų apsaugos įstatymus, bet ir pasitikėjimo klausimas.

Praktiškai tai reiškia kelis dalykus. Pirma, naudokite patikimas, saugias platformas duomenų saugojimui. Tai nereiškia, kad privalote investuoti į brangiausias sistemas, bet tikrai nereiškia, kad galite laikyti dalyvių duomenis neapsaugotoje Excel lentelėje Dropbox.

Antra, ribokite prieigą prie asmens duomenų. Ne visi komandos nariai turi matyti visą dalyvių sąrašą su visais duomenimis. Socialinių tinklų vadybininkui pakanka žinoti vardus ir organizacijas, jam nereikia telefono numerių ar paso duomenų.

Trečia, turėkite aiškią duomenų saugojimo ir šalinimo politiką. Kiek laiko po renginio saugosite dalyvių duomenis? Kas atsitiks su jais po to? Kaip žmonės gali paprašyti ištrinti savo duomenis? Tai turi būti aprašyta ir komunikuojama dalyviams.

Praktinis patarimas: sukurkite paprastą duomenų valdymo dokumentą, kur aprašote, kokius duomenis rinkate, kam jie naudojami, kas turi prieigą, kiek laiko saugote. Tai ne tik padės jums laikytis įstatymų, bet ir parodys profesionalumą partneriams ir dalyviams.

Porenginė analizė: kai patirtis tampa žiniomis

Festivalis baigėsi, visi išsiskirstė, ir dabar prasideda pats svarbiausias informacijos valdymo etapas – patirties fiksavimas. Daugelis organizatorių šį žingsnį praleidžia, nes visi pavargę ir nori tik atsikvėpti. Bet būtent dabar, kol atmintis šviežia, reikia užfiksuoti, kas veikė ir kas ne.

Organizuokite „post-mortem” susirinkimą (arba geriau – kelias sesijas) per dvi savaites po renginio. Nedarykite to iš karto kitą dieną – žmonės bus per daug pavargę ir emocionalūs. Bet ir nelaukite mėnesio – detales pradėsite pamiršti.

Strukturuokite šį procesą. Galite naudoti retrospektyvos metodiką iš agile: kas buvo gerai, kas galėjo būti geriau, ką darysime kitaip kitą kartą. Svarbu – tai turi būti saugi erdvė, kur žmonės gali atvirai kalbėti apie problemas be kaltinimų.

Dokumentuokite ne tik tai, kas nutiko, bet ir kontekstą. Pavyzdžiui, ne tik „viešbučio rezervacija suklydo”, bet „viešbučio rezervacija suklydo, nes mes patvirtinimą siuntėme per el. paštą, bet jie tikėjosi telefono skambučio – tai kultūrinis skirtumas, kurį reikia atsiminti”. Tokie kontekstiniai užrašai yra neįkainojami organizuojant kitą renginį.

Sukurkite „žinių bazę” – tai gali būti paprastas Notion puslapis ar Google Doc su skyriais: pranešėjų valdymas, logistika, komunikacija, techninė pusė ir pan. Į kiekvieną skyrių įtraukite geriausias praktikas, dažniausias klaidas, patikimus tiekėjus, šablonus. Tai taps jūsų komandos atmintimi ir sutaupys neįtikėtinai daug laiko organizuojant kitą renginį.

Kai informacija tampa jūsų konkurenciniu pranašumu

Grįžkime prie pradžios – organizuojant tarptautinį naujienų festivalį, informacijos valdymas nėra tik administracinė našta. Tai jūsų strateginis pranašumas. Komanda, kuri gerai valdo informaciją, gali greičiau reaguoti į pokyčius, priimti geresnius sprendimus, teikti geresnę patirtį dalyviams ir partneriams.

Geriausi festivaliai nėra tie, kuriuose nieko nepareina ne taip – tokių nėra. Geriausi festivaliai yra tie, kuriuose problemos sprendžiamos taip sklandžiai, kad dalyviai jų net nepastebi. O tai įmanoma tik tada, kai informacija teka sklandžiai, kai visi žino, ką daro, kai yra aiškūs protokolai ir procesai.

Pradėkite nuo mažų žingsnių. Nebandykite iš karto įdiegti tobulos sistemos. Pasirinkite vieną centrinę platformą ir pradėkite ją naudoti. Nustatykite pagrindinius komunikacijos protokolus. Sukurkite paprastą krizių planą. Po kiekvieno renginio – analizuokite ir tobulinkite.

Ir atminkite – technologijos keičiasi, įrankiai ateina ir išeina, bet pagrindiniai principai lieka tie patys: aiškumas, nuoseklumas, dokumentavimas, atvirumas. Jei laikysitės šių principų, jūsų festivaliai bus ne tik sėkmingi, bet ir malonūs organizuoti. O tai, kai dirbate su tarptautine komanda ir šimtais dalyvių, yra tikras pasiekimas.