Kodėl bendruomenės naujienų festivalis – tai ne tik dar vienas renginys

Pirmą kartą susimąsčiau apie bendruomenės naujienų festivalio organizavimą, kai mano miesto laikraštis paskelbė, kad užsidarys. Žmonės buvo pasimetę – kur dabar skaityti apie vietinius įvykius? Kas pasakys, kas vyksta savivaldybėje? Būtent tada supratau, kad bendruomenei reikia ne tik informacijos šaltinio, bet ir vietos, kur žmonės galėtų susitikti, diskutuoti, dalintis idėjomis.

Naujienų festivalis – tai kur kas daugiau nei konferencija ar mugė. Tai gyva erdvė, kurioje susitinka skirtingų kartų žmonės, vietiniai verslininkai, aktyvistai, žurnalistai ir paprasti gyventojai. Čia gimsta naujos iniciatyvos, užsimezga bendradarbiavimas, o svarbiausia – stiprėja bendruomenės ryšys.

Bet kaip iš tikrųjų suorganizuoti tokį renginį, kad ateitų ne 50, o 500 ar daugiau žmonių? Po kelių metų patirties organizuojant panašius renginius galiu pasakyti – tai nėra raketos mokslas, bet reikia gerai apgalvoto plano ir daug smulkių detalių, kurios daro didžiulį skirtumą.

Planavimas prasideda ne nuo datos, o nuo bendruomenės poreikių

Didžiausia klaida, kurią mačiau daugelyje renginių – organizatoriai pradeda nuo datos ir vietos. „Nuomosimės salę, pakviesime keletą kalbėtojų, ir žmonės ateis.” Ne, neateis. Arba ateis labai nedaug.

Prieš pradedant bet kokį planavimą, reikia išsiaiškinti, ko iš tikrųjų nori jūsų bendruomenė. Aš pradėjau nuo paprastų pokalbių kavinėje su skirtingų amžiaus grupių žmonėmis. Klausiau, kokios temos jiems aktualios, kokių diskusijų trūksta, ką norėtų sužinoti apie savo miestą ar rajoną.

Paaiškėjo įdomių dalykų. Jaunesni žmonės norėjo sužinoti apie vietinius startuolius ir verslo galimybes. Vidutinio amžiaus gyventojai klausinėjo apie savivaldybės sprendimus, infrastruktūros projektus. Vyresnieji troško susitikti su žmonėmis, kurie rašo vietines naujienas, norėjo suprasti, kaip veikia šiuolaikinė žiniasklaida.

Surinkau apie 40 tokių pokalbių per dvi savaites. Taip pat sukūriau paprastą Google formos anketą ir išplatinau ją vietinėse Facebook grupėse. Per savaitę gavau beveik 200 atsakymų. Šie duomenys tapo mano festivalio pamatu.

Praktinis patarimas: neklauskite abstrakčių klausimų tipo „Ar jus domina naujienų festivalis?”. Klauskite konkrečiai: „Kokia tema jus labiausiai domina?”, „Kokiu paros metu jums patogiausia dalyvauti?”, „Su kuo norėtumėte susitikti?”. Konkretūs atsakymai duoda konkretų planą.

Komandos sudarymas ir užduočių paskirstymas

Vienas nesuorganizuosi 500 žmonių renginio. Taškas. Reikia komandos, bet ne bet kokios – reikia žmonių, kurie tikrai tiki idėja ir yra pasiruošę įdėti pastangų.

Mano komandą sudarė septyni žmonės. Kiekvienas turėjo aiškią atsakomybės sritį:

Vienas žmogus atsakingas už programą ir kalbėtojus. Kitas – už rinkodarą ir komunikaciją socialiniuose tinkluose. Trečias – už logistiką ir vietą. Ketvirtas – už savanorių koordinavimą. Penktas – už partnerystę ir rėmėjus. Šeštas – už techninę pusę (garsą, projekciją, interneto ryšį). Aš koordinavau viską ir atsakiau už biudžetą.

Svarbu: nesistenkite surasti profesionalų kiekvienai sričiai. Ieškokite entuziastų, kurie nori išmokti. Mūsų rinkodaros vadovė buvo mokytoja, kuri tiesiog gerai mokėjo bendrauti su žmonėmis ir turėjo gerą estetiką. Logistikos vadovas – pensininkas, kuris anksčiau dirbo statybose ir puikiai išmanė, kaip organizuoti erdves.

Kas dvi savaites rinkdavomės visi kartu, o tarp susitikimų bendravome Telegram grupėje. Kiekvienas turėjo aiškius terminus ir atskaitomybę. Skamba formaliai, bet iš tikrųjų tai buvo labai draugiška atmosfera – tiesiog visi žinojo, kas už ką atsakingas.

Biudžetas ir finansavimas: kiek iš tikrųjų reikia pinigų

Čia bus konkrečiai. Mūsų pirmojo festivalio biudžetas buvo 3500 eurų. Tai nėra daug, bet ir ne mažai bendruomenės renginiui. Štai kaip jie pasiskirstė:

Vietos nuoma – 800 eurų (nuomojomės vietinį kultūros centrą visai dienai)
Garso ir vaizdo įranga – 400 eurų (dalį turėjome savo, dalį nuomojomės)
Maistas ir gėrimai – 900 eurų (kava, arbata, sausainiai, pietūs organizatoriams ir kalbėtojams)
Reklama – 600 eurų (Facebook reklamos, plakatai, skrajutės)
Spausdinti medžiagos – 300 eurų (programos, ženkliukai, plakatai)
Kalbėtojų honorarai – 0 eurų (visi sutiko dalyvauti nemokamai, nes tai bendruomenės renginys)
Rezervas nenumatytiems atvejams – 500 eurų

Pinigus surinkome iš trijų šaltinių. Pirma, parašėme projektą savivaldybei ir gavome 1500 eurų paramą. Antra, suradome penkis vietinius verslininkus, kurie paremė po 200-400 eurų. Trečia, surengėme mažą crowdfunding’o kampaniją vietinėje platformoje ir surinkome likusius 600 eurų.

Svarbus momentas: rėmėjams nesiūlykite tik logotipo ant plakato. Pasiūlykite jiems realią vertę – galimybę turėti stendą festivalyje, pristatyti savo verslą, susitikti su potencialiais klientais. Vienas mūsų rėmėjų buvo vietinė knygų parduotuvė – jie turėjo stendą ir pardavė knygų už 400 eurų per vieną dieną. Visi laimėjo.

Programos kūrimas: kaip suderinti įvairovę ir kokybę

Programa – tai festivalio širdis. Jei ji nuobodi, žmonės neateis arba išeis po pusvalandžio. Jei per chaotiška – žmonės nesupranta, kas vyksta.

Mūsų festivalis truko nuo 10 valandos ryto iki 6 valandos vakaro. Taip, visa diena. Bet ne vienas žmogus neprivalėjo būti visą laiką. Programą suskirstėme į kelis blokus, kad žmonės galėtų rinktis, kas jiems įdomu.

Ryto blokas (10:00-12:30): „Kaip gimsta vietinės naujienos” – diskusijos su žurnalistais, vietinių laikraščių redaktoriais, tinklaraštininkais. Čia pakvietėme ir senąją gvardiją, ir jaunus žmones, kurie kuria turinį TikTok’e.

Pietų pertrauka (12:30-14:00): ne tik maistas, bet ir neformali networking’o erdvė. Specialiai palikome ilgą pertrauką, nes žmonės nori bendrauti.

Popietės blokas (14:00-16:00): „Bendruomenė veikia” – pristatėme vietines iniciatyvas, socialines įmones, aktyvistų projektus. Čia buvo ne tik kalbos, bet ir interaktyvūs užsiėmimai – žmonės galėjo prisijungti prie diskusijų stalų pagal temas.

Vakaro blokas (16:00-18:00): „Ateities vizijos” – diskusijos apie tai, kokią bendruomenę norime matyti po penkerių metų. Pabaigoje – atvirų mikrofonų sesija, kur bet kas galėjo pasidalinti mintimis.

Kas suveikė puikiai: įvairovė. Turėjome ir rimtų diskusijų, ir lengvesnių pokalbių, ir interaktyvių užsiėmimų. Žmonės galėjo rinktis, kas jiems artimiau.

Kas nesuveikė: per daug kalbėtojų kai kuriose sesijose. Vienoje diskusijoje turėjome šešis žmones ant scenos – per daug. Kitas kartas darėme maksimaliai keturis.

Rinkodara ir komunikacija: kaip pasiekti tuos 500+ žmonių

Galite turėti geriausią programą pasaulyje, bet jei niekas apie ją nežino, salė bus tuščia. Rinkodarą pradėjome likus dviem mėnesiams iki renginio.

Pirmiausia sukūrėme Facebook renginį ir pradėjome kviesti žmones. Bet ne atsitiktinai – kiekvienas komandos narys turėjo sąrašą žmonių, kuriuos asmeniškai pakvies. Asmeniškas kvietimas veikia 10 kartų geriau nei bendras skelbimas.

Antra, parašėme straipsnius vietiniams naujienų portalams. Ne spaudos pranešimus, o tikrus straipsnius apie tai, kodėl bendruomenei reikia tokio festivalio. Trys portalai publikavo, ir tai davė didelį srautą.

Trečia, sukūrėme paprastą, bet patrauklų vizualinį identitetą. Vienas mūsų komandos narys mokėjo naudotis Canva – to užteko. Visi skelbimai, plakatai, programos atrodė vienodai ir profesionaliai.

Ketvirta, panaudojome vietines Facebook grupes. Bet ne spam’inome – įsitraukėme į diskusijas, atsakinėjome į klausimus, dalyvavome bendruomenės gyvenime. Kai atėjo laikas skelbti apie festivalį, žmonės jau mus pažinojo.

Penkta, likus dviem savaitėms, paleido mokamą Facebook reklamą. 200 eurų biudžetas, tiksliai nukreiptas į mūsų miesto gyventojus 25-65 metų amžiaus. Reklama vedė į registracijos formą.

Registracija buvo nemokama, bet privaloma. Tai svarbu dviem priežastimis: pirma, žinojome, kiek žmonių tikėtis. Antra, turėjome jų el. paštus ir galėjome siųsti priminimus ir papildomą informaciją.

Rezultatas: dvi dienas prieš festivalį turėjome 620 registracijų. Žinojome, kad ateis ne visi – paprastai ateina apie 70-80% registruotų. Ir tikrai, festivalio dieną suskaičiavome 487 unikalius dalyvius. Kai kurie buvo visą dieną, kai kurie – tik kelioms valandoms.

Logistika ir savanoriai: detalės, kurios daro skirtumą

Dabar apie dalykus, kurie nėra glamūringi, bet be kurių viskas sugriūtų. Logistika – tai kaip organizuojate erdvę, kaip žmonės juda, kur jie sėdi, kaip gauna informaciją.

Mūsų kultūros centre buvo pagrindinė salė 300 vietų ir trys mažesni kambariai. Pagrindinėje salėje vyko pagrindinės diskusijos. Mažesniuose kambariuose – interaktyvūs užsiėmimai ir networking’o erdvės.

Svarbu buvo aiškiai pažymėti, kur kas vyksta. Padarėme didelius, spalvotus rodykles ir kiekvienoje erdvėje pakabinome programą. Skamba paprastai, bet daugelyje renginių žmonės tiesiog klaidžioja ir nežino, kur eiti.

Registracijos stalas prie įėjimo – būtina. Čia žmonės gavo ženkliukus su vardu (taip, tie lipdukai su vardu, kurie atrodo old school, bet veikia puikiai), programą ir maišelį su informacija apie rėmėjus.

Maistas ir gėrimai – niekada nepamirškit. Mes turėjome nuolatinę kavos ir arbatos stotį, kur žmonės galėjo pasisemti nemokamai. Pietums pasiūlėme kelis variantus – galėjai atnešti savo, galėjai užsisakyti iš mūsų (10 eurų, užsisakoma registracijos metu), arba galėjai nueiti į netoliese esančią kavinę.

Savanoriai – mūsų paslėpti herojus. Turėjome 12 savanorių, daugiausia studentų ir jaunų žmonių. Kiekvienas turėjo aiškias pareigas: du prie registracijos stalo, du prie kavos stoties, du padėjo su technika, kiti – bendrieji padėjėjai, kurie sprendė iškilusius klausimus.

Savanoriams davėme specialius marškinėlius (pigūs, užsakyti internetu), kad žmonės žinotų, pas ką kreiptis. Taip pat jiems davėme nemokamus pietus ir po renginio surengėme padėkos vakarėlį su pica. Smulkmena, bet žmonės jautėsi įvertinti.

Techninis aspektas: turėjome atsarginį mikrofoną, atsarginius laidus, atsarginį projektorių. Skamba paranojiškai, bet vienas mikrofonas tikrai sugedo pietų metu, ir buvome labai dėkingi, kad turėjome atsarginį.

Renginio diena: kas gali nutikti ir kaip reaguoti

Festivalio diena prasidėjo 7 valandą ryto. Taip, trys valandos prieš oficialų pradžią. Reikėjo viską patikrinti, pastatyti, išbandyti techniką.

8 valandą atvyko savanoriai – jiems padarėme trumpą instruktažą, parodėme, kur kas yra, atsakėme į klausimus. 9 valandą atvyko pirmieji kalbėtojai – jiems parodėme jų erdves, išbandėme mikrofonus, įsitikinom, kad visi jaučiasi patogiai.

10 valandą atsidarėme duris. Pirmąją pusvalandį atėjo apie 50 žmonių – mažiau nei tikėjomės. Šiek tiek sunerimome. Bet iki 11 valandos jau buvo per 200 žmonių, o iki pietų – beveik 400. Žmonės ateina skirtingu laiku, ir tai normalu.

Kas nutiko ne pagal planą:

Vienas kalbėtojas vėlavo 40 minučių. Turėjome greitai pertvarkyti programą ir pirmiausia įtraukti kitą diskusiją. Lankstumo rezervas programoje – būtinas.

Interneto ryšys buvo silpnesnis nei tikėjomės. Kai 400 žmonių vienu metu bando prisijungti prie WiFi, net geras ryšys kenčia. Kitą kartą nuomosimės papildomą mobilųjį hotspot’ą.

Maisto pritrūko greičiau nei tikėjomės. Turėjome nusiųsti savanorį į artimiausią parduotuvę papildyti atsargų. Kitą kartą užsakysime 30% daugiau.

Viename kambaryje buvo per karšta. Žmonės skundėsi. Atidarėme langus ir atnešėme ventiliatorių. Smulkmena, bet patogumas svarbus.

Bet bendrai viskas vyko sklandžiai. Diskusijos buvo gyvos, žmonės aktyviai dalyvavo, užduodavo klausimus, bendradarbiavo. Networking’o erdvėse nuolat buvo pilna – žmonės kalbėjosi, keitėsi kontaktais, kūrė planus.

Vakare, kai baigėme, buvome visi išsekę, bet laimingi. Žmonės išeidami dėkojo, sakė, kad tai buvo įdomiausia diena per pastaruosius metus, klausė, kada bus kitas festivalis.

Po renginio: kaip išlaikyti momentum ir planuoti ateitį

Festivalis nesibaigia, kai paskutinis žmogus išeina pro duris. Iš tikrųjų, tai tik pradžia.

Kitą dieną po renginio išsiuntėme padėkos laiškus visiems dalyviams. Ne automatinį „ačiū, kad dalyvavote”, o tikrą laišką su nuotraukomis iš renginio, pagrindiniais momentais ir klausimu: „Ką galėtume pagerinti kitą kartą?”

Gavome beveik 100 atsakymų. Žmonės rašė ilgus, išsamius atsiliepimus. Dauguma buvo labai teigiami, bet buvo ir konstruktyvios kritikos – būtent jos mums ir reikėjo.

Po savaitės surengėme komandos susitikimą, kur aptarėme, kas pavyko, kas ne, ką kitą kartą darysime kitaip. Šis susitikimas buvo be jokios oficialios darbotvarkės – tiesiog sėdėjome, gėrėme vyną ir atvirai kalbėjomės.

Svarbiausia – išlaikėme bendruomenę, kuri susirinko festivalyje. Sukūrėme Facebook grupę „Bendruomenės naujienų festivalis – bendruomenė”, kur žmonės galėjo toliau diskutuoti, dalintis idėjomis, organizuoti mažesnius susitikimus.

Per tris mėnesius po festivalio šioje grupėje vyko keturi mažesni renginiai, kuriuos organizavo patys dalyviai. Vienas buvo apie vietinį verslą, kitas – apie aplinkosaugą, trečias – apie švietimą. Festivalis tapo ne vienkartinis renginys, o judėjimo pradžia.

Finansiškai išėjome į nulį – visas biudžetas buvo sunaudotas. Bet tai buvo gerai, nes neturėjome pelno tikslo. Vienintelė problema – neturėjome pinigų kitam festivalyje. Todėl kitais metais pradėjome planuoti anksčiau ir ieškoti daugiau rėmėjų.

Antrasis festivalis, praėjusiais metais, pritraukė jau 780 dalyvių. Turėjome didesnį biudžetą, geresnę programą, daugiau patirties. Bet pirmasis festivalis visada bus ypatingas – būtent jis parodė, kad tai įmanoma, kad bendruomenei tai reikia, kad mes galime tai padaryti.

Ką išmokome ir ką dabar darytume kitaip

Jei turėčiau organizuoti pirmąjį festivalį iš naujo, kai ką tikrai darytų kitaip. Pradėčiau planuoti ne prieš tris mėnesius, o prieš šešis. Daugiau laiko – daugiau galimybių surasti gerus kalbėtojus, rėmėjus, išbandyti skirtingas rinkodaros strategijas.

Daugiau investuočiau į vizualinį turinį – nuotraukas, video. Pirmame festivalyje turėjome vieną žmogų su fotoaparatu. Antrąkart samdinome profesionalų fotografą ir videografą. Geras vizualinis turinys ne tik atrodo profesionaliai, bet ir labai padeda reklamuojant kitą renginį.

Daugiau dėmesio skirtume prieinamumui. Mūsų pirmasis festivalis nebuvo idealiai pritaikytas žmonėms su negalia. Antrąkart įsitikinom, kad viskas yra prieinama – ir fiziškai, ir turinio prasme (pvz., turėjome gestų kalbos vertėją kelioms sesijoms).

Bet kai kas buvo padaryta puikiai ir to nekeistume. Bendruomenės įtraukimas nuo pat pradžių – tai buvo raktas į sėkmę. Žmonės jautė, kad tai jų festivalis, ne kažkieno primestas renginys. Asmeniniai kvietimai, tiesioginis bendravimas, autentiška komunikacija – visa tai veikė geriau nei bet kokia reklama.

Komandos darbas ir aiškus užduočių paskirstymas – be to nebūtume nieko pasiekę. Kai kiekvienas žino, už ką atsakingas, ir pasitiki kitais, viskas vyksta sklandžiai.

Lankstumas ir gebėjimas reaguoti į nenumatytus dalykus – kiekviename renginyje kas nors nutinka ne pagal planą. Svarbu ne išvengti problemų (tai neįmanoma), o greitai ir efektyviai jas spręsti.

Dabar, po kelių festivalių, matau, kad pirmasis renginys buvo ne tobulas, bet autentiškas. Jis atspindėjo mūsų bendruomenę, jos poreikius, jos energiją. Ir būtent tai pritraukė tuos 500+ žmonių – ne tobula organizacija ar įspūdinga programa, o jausmas, kad tai kažkas tikra, kažkas svarbu, kažkas, kas verta laiko.

Jei galvojate organizuoti panašų renginį savo bendruomenėje, mano patarimas paprastas: pradėkite. Nelauk tobulo momento, tobulo plano, tobulių sąlygų. Pradėkite nuo pokalbių su žmonėmis, suraskite keletą bendraminčių, padarykite planą ir žengkite pirmą žingsnį. Klaidos bus, iššūkių bus, bet rezultatas – gyva, aktyvesnė, labiau susijungusi bendruomenė – verta visų pastangų.