Kodėl jūsų organizacijai reikia naujienų centro jau vakar

Žinote tą jausmą, kai svarbi informacija tiesiog išgaruoja ore? Kai vienas skyrius nežino, ką veikia kitas, o darbuotojai sužino apie svarbius pakeitimus per kavos pertrauką iš kolegų? Tai klasikinis informacijos chaoso požymis, ir jis kainuoja daug daugiau nei galvojate – ne tik pinigų, bet ir laiko, motyvacijos bei produktyvumo.

Modernioje organizacijoje informacija teka kaip upė potvynio metu – iš visur ir visomis kryptimis. El. laiškai, pokalbiai koridoriuose, susirašinėjimai „Slack” ar „Teams” platformose, oficialūs pranešimai, neoficialios kalbos prie kavos aparato… Kaip visa tai suvaldyti? Atsakymas paprastas – reikia centralizuotos sistemos, kuri taptų vieninteliu patikimu informacijos šaltiniu. Ir čia į sceną žengią naujienų centras.

Naujienų centras – tai ne tik dar viena IT sistema ar dar vienas komunikacijos kanalas. Tai organizacijos nervų sistema, kuri užtikrina, kad reikalinga informacija pasiektų reikalingus žmones reikalingu laiku. Skamba paprasta, bet įgyvendinti – visai kita istorija!

Kas iš tiesų yra naujienų centras ir kodėl jis skiriasi nuo paprastos intraneto svetainės

Daugelis organizacijų mano, kad turi naujienų centrą, nes turi intraneto puslapį su naujienų skilimi. Bet tai maždaug tas pats, kaip sakyti, kad turite restoraną, nes turite šaldytuvą su maistu. Tikras naujienų centras yra daug daugiau nei tik vieta, kur kas nors retkarčiais paskelbia pranešimą.

Efektyvus naujienų centras veikia kaip gerai suorganizuota redakcija. Jame yra aiški turinio strategija, publikavimo tvarkaraštis, atsakingi žmonės, kurie kuria ir moderuoja turinį, bei – ir tai labai svarbu – mechanizmai, užtikrinantys, kad informacija pasiektų savo auditoriją. Nes kokia nauda iš puikaus pranešimo, jei niekas jo neskaito?

Geras naujienų centras turi kelias pagrindines charakteristikas. Pirma, jis yra lengvai pasiekiamas – darbuotojai žino, kur jį rasti, ir gali tai padaryti per kelias sekundes. Antra, informacija jame yra struktūrizuota ir lengvai ieškoma – ne viską krūvon, o aiškiai kategorizuota pagal temas, skyrius ar svarbą. Trečia, jis yra interaktyvus – žmonės gali komentuoti, užduoti klausimus, dalintis nuomone. Ketvirta, jis yra dinamiškas – nuolat atnaujinamas, gyvas, aktualus.

Nuo ko pradėti: pirmieji žingsniai kuriant naujienų centrą

Gerai, esate įsitikinę, kad jums reikia naujienų centro. Puiku! Bet nuo ko pradėti? Pirmiausia – sustokite ir neveikite impulsyviai. Didžiausia klaida, kurią mačiau dešimtis kartų, yra šokti tiesiai į technologijų pasirinkimą. „Nusipirksime platformą X, ir viskas bus gerai!” Ne, nebus.

Pradėkite nuo audito. Kaip dabar teka informacija jūsų organizacijoje? Kokie yra pagrindiniai kanalai? Kas veikia gerai, o kas ne? Pasikalbėkite su žmonėmis iš skirtingų skyrių – ne tik su vadovais, bet ir su eiliniais darbuotojais. Jie jums pasakys tikrąją tiesą apie tai, kaip informacija iš tikrųjų cirkuliuoja organizacijoje.

Tuomet apibrėžkite tikslus. Ko norite pasiekti naujienų centru? Geresnės vidinės komunikacijos? Labiau informuotų darbuotojų? Stipresnės organizacinės kultūros? Greitesnio sprendimų priėmimo? Visų šių dalykų? Būkite konkretūs. Vietoj „norime geresnės komunikacijos” sakykite „norime, kad 90% darbuotojų per 24 valandas sužinotų apie svarbius organizacijos pokyčius”.

Sukurkite darbo grupę. Ne komitetą, kuris susitiks tris kartus ir išsibarstys, o tikrą darbo grupę su aiškiomis atsakomybėmis. Įtraukite žmones iš skirtingų skyrių – IT, komunikacijos, HR, ir būtinai keletą „paprasto” darbuotojų, kurie bus galutiniai jūsų naujienų centro naudotojai.

Technologijų pasirinkimas: kas tikrai svarbu

Dabar galime kalbėti apie technologijas! Ir čia turiu gerą žinią – šiandien rinkoje yra tiek daug puikių sprendimų, kad tikrai rasite tinkamą jūsų organizacijai. Bloga žinia – pasirinkimų yra tiek daug, kad galite lengvai pasiklysti.

Pirmiausia nuspręskite, ar norite atskiro sprendimo, ar integruotos sistemos. Jei jau naudojate „Microsoft 365″ ar „Google Workspace”, galbūt prasmingiausia būtų išnaudoti jų integruotas galimybes – „SharePoint”, „Viva Engage” ar „Google Sites”. Privalumas – integracija su kitomis sistemomis, kurią naudoja darbuotojai. Trūkumas – kartais ribota funkcionalumas ir lankstumo stoka.

Jei norite specializuoto sprendimo, žiūrėkite į platformas kaip „Staffbase”, „Simpplr”, „Workvivo” ar „Jostle”. Jos sukurtos specialiai vidinei komunikacijai ir paprastai turi daug puikių funkcijų – mobilias aplikacijas, personalizaciją, analitikos įrankius, integracijas su kitomis sistemomis.

Bet kokią platformą besirinksite, įsitikinkite, kad ji atitinka šiuos kriterijus: lengva naudoti (jei darbuotojams reikės mokymo, kaip paskaityti naujieną, kažkas negerai), prieinama mobiliuose įrenginiuose (vis daugiau žmonių dirba ne prie stalo), turi paiešką (informacija, kurios neįmanoma rasti, yra nenaudinga informacija), leidžia segmentuoti auditoriją (ne visi turi matyti viską), turi analitikos įrankius (turite žinoti, kas veikia, o kas ne).

Turinio strategija: širdis ir siela jūsų naujienų centro

Turite platformą? Puiku! Dabar prasideda tikrasis darbas. Nes tuščias naujienų centras yra kaip tuščia parduotuvė – niekas nenori į ją užeiti. Jums reikia turinio strategijos.

Pradėkite nuo turinio kategorijų apibrėžimo. Kokio tipo informacija bus skelbiama? Štai keletas kategorijų, kurios veikia daugelyje organizacijų: organizacijos naujienos (svarbūs pranešimai, strateginiai pokyčiai), skyrių naujienos (kas vyksta atskiruose padaliniuose), darbuotojų istorijos (sėkmės istorijos, interviu su kolegomis), praktinė informacija (procedūros, instrukcijos, DUK), socialiniai įvykiai (gimtadieniai, renginiai, laisvalaikio veiklos).

Sukurkite redakcinį kalendorių. Taip, kaip tikra žurnalistų redakcija! Planuokite, kas bus publikuojama ir kada. Tai padės užtikrinti nuoseklų turinio srautą ir išvengti situacijų, kai dvi savaites nieko nevyksta, o paskui per vieną dieną paskelbiama dešimt pranešimų.

Nustatykite turinio standartus. Kaip turėtų atrodyti geras pranešimas? Koks turėtų būti jo ilgis? Kokio stiliaus? Su nuotraukomis ar be? Sukurkite paprastą vadovą turinio kūrėjams. Ir štai patarimas: rašykite trumpai ir aiškiai. Žmonės neskaito ilgų tekstų ekranuose. Jei turite daug informacijos, padalinkite ją į trumpesnius tekstus arba naudokite punktus ir paantraštes.

Kaip įtraukti darbuotojus ir išvengti tylos naujienų centre

Štai scenarija, kurį mačiau ne kartą: organizacija su dideliu entuziazmu paleidžia naujienų centrą, pirmą savaitę visi aktyviai jį lanko, o po mėnesio… tyla. Keletas žmonių dar užsuka, bet dauguma apie jį užmiršo. Kaip to išvengti?

Pirmiausia, pradėkite stipriai. Paleidimo kampanija yra kritiškai svarbi. Netiesiog atsiųskite el. laišką „turime naujieną centrą”. Padarykite įvykį! Organizuokite paleidimo renginį, sukurkite intriguojančią kampaniją, įtraukite vadovus, kurie asmeniškai pristatytų naujieną centrą savo komandose. Pirmas įspūdis yra labai svarbus.

Antra, padarykite naujienų centrą būtinu. Skelbkite ten informaciją, kurios darbuotojai tikrai nori ar reikia. Jei svarbi informacija vis dar sklinda el. laiškais ar kitais kanalais, niekas neužsuks į naujienų centrą. Padarykite jį pirminiu šaltiniu – jei norite sužinoti, kas vyksta organizacijoje, einate į naujienų centrą.

Trečia, skatinkite dalyvavimą. Leiskite darbuotojams ne tik skaityti, bet ir kurti turinį. Darbuotojų istorijos, nuotraukos iš renginių, patarimai kolegoms – visa tai daro naujienų centrą gyvą ir įdomų. Žmonės labiau domisi tuo, kas sukurta jų kolegų, nei oficialiais pranešimais iš vadovybės.

Ketvirta, naudokite įvairius formatus. Ne tik tekstas! Video, nuotraukos, podcastai, infografika, apklausos, viktorinos – kuo įvairesnis turinys, tuo įdomiau. Ir nepamirškite humoro – darbo vieta ne kapinės, galima ir pasijuokti.

Matavimas ir tobulinimas: kaip žinoti, ar jūsų naujienų centras veikia

Negalite valdyti to, ko nematuojate. Ši sena tiesa tinka ir naujienų centrui. Turite stebėti, kaip jis veikia, ir nuolat tobulinti.

Kokie rodikliai svarbūs? Pirmiausia – apsilankymai. Kiek darbuotojų reguliariai užsuka į naujienų centrą? Kaip dažnai? Bet atsargiai – didelis apsilankymų skaičius nereiškia sėkmės, jei žmonės užsuka, nieko neranda ir išeina.

Įsitraukimo rodikliai yra daug svarbesni. Kiek žmonių skaito pranešimus iki galo? Kiek komentuoja? Kiek dalijasi? Kiek laiko praleidžia naujienų centre? Šie rodikliai parodo tikrąjį įsitraukimą.

Turinys, kuris veikia geriausiai, taip pat yra svarbi informacija. Kokio tipo pranešimai susilaukia daugiausiai dėmesio? Kokios temos populiariausios? Tai padės jums tobulinti turinio strategiją.

Bet skaičiai nesako visko. Reguliariai rinkite kokybinį grįžtamąjį ryšį. Darykite apklausas, organizuokite fokuso grupes, tiesiog pakalbėkite su darbuotojais. Kas jiems patinka? Ko trūksta? Ką norėtų matyti? Ši informacija dažnai būna vertingesnė už bet kokius skaičius.

Įprastos klaidos ir kaip jų išvengti

Per metus dirbdamas su įvairiomis organizacijomis, mačiau tas pačias klaidas kartojamasi vėl ir vėl. Leiskite jums jas išvardinti, kad galėtumėte jų išvengti.

Klaida numeris vienas: per daug informacijos. Kai kurios organizacijos mano, kad naujienų centras turi būti vieta, kur skelbiama absoliučiai viskas. Rezultatas – informacijos perkrova, kai svarbūs pranešimai paskęsta smulkmenų jūroje. Būkite selektyvūs. Ne visa informacija verta pranešimo naujienų centre.

Klaida numeris du: per oficialus tonas. Naujienų centras, kuris skamba kaip oficialūs įmonės dokumentai, yra nuobodus. Žmonės nori skaityti žmogiškai parašytus tekstus, ne korporatyvinį žargoną. Leiskite asmenybei atsiskleisti.

Klaida numeris trys: ignoravimas mobiliųjų įrenginių. Vis daugiau žmonių dirba ne prie stalų – gamyklose, sandėliuose, keliuose, nuotoliniu būdu. Jei jūsų naujienų centras neveikia gerai mobiliuose įrenginiuose, prarandate didelę dalį auditorijos.

Klaida numeris keturi: trūkumas nuoseklumo. Naujienų centras, kuris atnaujinamas kartą per mėnesį, nėra naujienų centras. Žmonės greitai nustoja tikrinti, jei ten nieko naujo neatsiranda. Nustatykite minimalų publikavimo dažnumą ir jo laikykitės.

Klaida numeris penki: vienpusis komunikavimas. Jei naujienų centras yra tik transliavimo kanalas iš vadovybės į darbuotojus, jis nepasiekia savo potencialo. Tikra komunikacija yra dvipusė. Leiskite žmonėms reaguoti, komentuoti, diskutuoti.

Kai viskas susideda: gyvybingas informacijos ekosistema

Žinote, kas labiausiai džiugina kuriant ir valdant naujienų centrą? Tas momentas, kai jis tampa natūralia organizacijos gyvenimo dalimi. Kai darbuotojai patys pradeda tikrinti naujienas kiekvieną rytą su kava. Kai žmonės pradeda aktyviai dalintis savo istorijomis ir idėjomis. Kai vadovai supranta, kad tai yra efektyviausias būdas pasiekti savo komandas.

Efektyvus naujienų centras keičia organizacijos kultūrą. Jis skatina atvirumą, nes informacija tampa prieinama visiems. Jis stiprina bendruomenės jausmą, nes žmonės mato, kas vyksta visoje organizacijoje, ne tik jų skyriuje. Jis didina įsitraukimą, nes darbuotojai jaučiasi informuoti ir įtraukti į organizacijos gyvenimą.

Bet atminkite – naujienų centras niekada nėra „baigtas”. Tai gyvas organizmas, kuris turi nuolat augti ir keistis kartu su organizacija. Tai, kas veikia šiandien, gali neveikti po metų. Būkite lankstūs, klausykite savo auditorijos, nebijokite eksperimentuoti.

Ir pats svarbiausias patarimas: pradėkite. Nepuoselėkite perfekcionizmo. Geriau turėti paprastą, bet veikiantį naujienų centrą dabar, nei laukti tobulo sprendimo, kuris niekada nepasirodys. Paleiskite bazinę versiją, mokykitės iš patirties, tobulinkite. Kelionė į efektyvų informacijos valdymą prasideda nuo pirmo žingsnio, ir tas žingsnis turėtų būti žengtas šiandien, ne rytoj.

Jūsų organizacija nusipelno geresnės vidinės komunikacijos. Jūsų darbuotojai nusipelno būti informuoti ir įtraukti. O jūs nusipelnote įrankio, kuris tai įgyvendina. Naujienų centras gali būti tas įrankis – jei jį sukursite protingai, valdysite atidžiai ir nuolat tobulinsit. Pirmyn!