Kodėl komunikacijos planas yra daugiau nei tik grafikas

Festivalio informacijos centras dažnai tampa vieta, kur susikerta chaosas ir tvarka. Žmonės ieško pamestų daiktų, klausia, kur tualetai, nori sužinoti, kada prasidės kitas koncertas, o kartais tiesiog reikia pagalbos. Ir jei neturite aiškaus komunikacijos plano, jūsų komanda greitai pavirsta į dezorientuotą būrį, kuris reaguoja į situacijas, o ne jas valdo.

Komunikacijos planas – tai ne tik tai, ką sakysite lankytojams. Tai visapusiška sistema, kaip informacija keliaus tarp jūsų komandos narių, kaip spręsite problemas, kaip bendrausite su kitomis festivalio tarnybomis ir kaip užtikrinsite, kad niekas nebus paliktas tamsoje. Festivalio aplinkoje, kur viskas keičiasi akimirksniu, toks planas tampa jūsų kompasu.

Pradėkite nuo paprasto klausimo: kas turi žinoti ką ir kada? Tai skamba banaliai, bet būtent šis klausimas padeda suprasti, kokius komunikacijos kanalus jums reikia sukurti, kokią informaciją reikia centralizuoti ir kaip greitai ji turi pasiekti adresatą.

Komandos struktūra ir vaidmenų paskirstymas

Informacijos centro komanda turi veikti kaip gerai suderintas mechanizmas. Bet pirmiausia reikia suprasti, kas už ką atsakingas. Neretai festivalių organizatoriai daro klaidą, manydami, kad visi gali daryti viską. Teoriškai – taip, praktiškai – chaosas.

Turėtumėte turėti bent vieną koordinatorių, kuris mato bendrą vaizdą ir gali priimti sprendimus. Šis žmogus yra pagrindinis ryšininkas su kitomis festivalio tarnybomis – saugumu, scenos vadybininkais, technikais, medicinos tarnyba. Be to, reikia žmonių, kurie dirba su lankytojais – jie turi būti draugiški, kantrūs ir gebėti greitai rasti informaciją.

Praktiškai tai gali atrodyti taip: vienas žmogus seka festivalio programos pokyčius ir iš karto informuoja komandą, kitas atsakingas už socialinius tinklus ir skubius pranešimus, trečias – už vidinę komunikaciją su kitomis tarnybomis. Svarbu, kad kiekvienas žinotų savo zoną ir neprisiimtų per daug.

Dar vienas aspektas – pamainų valdymas. Festivaliai trunka ilgai, žmonės pavargsta, ir jei neturite aiškaus grafiko, kas kada dirba, informacijos perdavimas tarp pamainų tampa problematiškas. Sukurkite paprastą sistemą, kaip viena pamaina perduoda informaciją kitai – tai gali būti trumpas susitikimas, užrašų knyga arba bendras dokumentas internete.

Informacijos srautų žemėlapis

Dabar pažiūrėkime, kaip informacija turėtų tekėti. Yra kelios pagrindinės kryptys: į komandą, iš komandos, tarp komandos narių ir su išoriniais partneriais.

Informacija į komandą ateina iš įvairių šaltinių – festivalio vadovybės, scenos vadybininkų, saugumo, lankytojų. Čia svarbu turėti vieną centrinį kanalą, kur visa ši informacija kaupiama. Tai gali būti bendras pokalbių grupė (Telegram, WhatsApp, Slack), bet būtinai su aiškiomis taisyklėmis – ne visiems reikia rašyti viską, kas šauna į galvą. Skubūs pranešimai turėtų būti pažymimi specialiai, kad žmonės neignoruotų svarbių dalykų.

Informacija iš komandos dažniausiai keliauja į lankytojus. Čia reikia kelių kanalų: tiesioginio bendravimo informacijos centre, socialinių tinklų, galbūt SMS ar festivalio aplikacijos. Svarbu, kad visa informacija, kurią teikiate, būtų vienoda visuose kanaluose – nieko taip neerzina lankytojų kaip prieštaringa informacija.

Tarp komandos narių komunikacija turi būti greita ir efektyvi. Jei dirbate dideliame festivalyje, galbūt reikės radijo ryšio arba bent jau skubių pranešimų sistemos. Bet dažniausiai užtenka gerai organizuotos pokalbių grupės ir aiškių protokolų, kaip pranešti apie problemas.

Krizių komunikacija ir nenumatyti atvejai

Festivalyje visada nutinka kažkas neplanuoto. Atšaukiamas koncertas, prasideda lietus, kažkas susižeidžia, prarandamas vaikas. Jūsų komunikacijos planas turi numatyti, kaip elgsitės tokiais atvejais.

Pirmiausia – turėkite aiškų protokolą, kas ir kaip praneša apie krizinius įvykius. Pavyzdžiui, jei prarandamas vaikas, informacijos centro darbuotojas iš karto informuoja koordinatorių, tas – saugumą ir scenos vadybininkus. Tuo pačiu metu pradedama rinkti informacija apie vaiką, kad būtų galima pranešti per garsiakalbius.

Svarbu ir tai, kaip komunikuojate su lankytojais krizės metu. Žmonės jaučia nerimą, kai neturi informacijos. Net jei dar nežinote tikslių detalių, geriau pasakyti „Mes žinome apie situaciją ir dirbame, kad ją išspręstume” nei tylėti. Tačiau vengkite spekuliacijų – kalbėkite tik apie tai, ką tikrai žinote.

Turėkite paruoštus šablonus skubių pranešimų – apie orų sąlygas, programos pakeitimus, evakuaciją. Krizės metu neturėsite laiko kurti tekstų nuo nulio, todėl iš anksto paruošti šablonai sutaupys brangaus laiko. Žinoma, juos reikės pritaikyti konkrečiai situacijai, bet pagrindas jau bus.

Technologiniai įrankiai ir jų integracija

Šiuolaikiniame festivalyje be technologijų neišsiversite. Bet svarbu nepersisotinti įrankiais – geriau turėti kelis, kurie tikrai veikia, nei dešimt, kurių niekas nenaudoja.

Pokalbių programos yra pagrindas. WhatsApp ar Telegram grupės puikiai tinka greitai komunikacijai. Sukurkite kelias grupes skirtingiems tikslams – vieną visai komandai, kitą tik koordinatoriams, trečią ryšiui su kitomis tarnybomis. Bet neperkraukite žmonių – jei kas nors yra penkiose grupėse, jis tiesiog nustos jas tikrinti.

Bendri dokumentai (Google Docs, Notion) puikiai tinka informacijos, kuri keičiasi realiuoju laiku, tvarkymui. Čia galite laikyti festivalio programą, kontaktų sąrašus, dažniausiai užduodamus klausimus ir atsakymus į juos. Svarbu, kad visi komandos nariai turėtų prieigą ir žinotų, kur ieškoti informacijos.

Jei festivalyje yra aplikacija lankytojams, įsitikinkite, kad jūsų komanda ją puikiai išmano. Nieko taip nepadeda kaip galimybė parodyti lankytojui telefone, kur jis ras reikiamą informaciją. Be to, aplikacija gali būti puikus būdas siųsti skubius pranešimus visiems lankytojams vienu metu.

Radijo ryšys vis dar aktualus dideliuose festivaliuose, ypač jei teritorija plati arba mobilus ryšys nestabilus. Bet radijo etiketas yra svarbus – trumpi, aiškūs pranešimai, jokių nereikalingų pokalbių. Jei naudojate radijo ryšį, įsitikinkite, kad visi žino pagrindinius kodus ir protokolus.

Kasdienės rutinos ir informacijos atnaujinimas

Net geriausias planas neveiks, jei jo nesilaiko. Todėl svarbu sukurti kasdienes rutinas, kurios užtikrina, kad informacija visada būtų aktuali ir visi žinotų, kas vyksta.

Pradėkite dieną trumpu komandos susitikimu. Dešimt minučių užtenka aptarti dienos programą, galimus iššūkius, svarbius pranešimus. Jei dirbate pamainomis, tokius susitikimus turėtų turėti kiekviena pamaina prieš pradedant darbą.

Per dieną turėtų būti reguliarūs informacijos atnaujinimai. Pavyzdžiui, kas dvi valandas koordinatorius patikrina, ar nėra programos pakeitimų, ar visos tarnybos dirba normaliai, ar nėra svarbių pranešimų. Šie atnaujinimai gali būti siunčiami į bendrą grupę, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.

Dienos pabaigoje – trumpas debrifas. Kas veikė gerai? Kas galėtų būti geriau? Kokių problemų kilo ir kaip jas sprendėte? Šie įžvalgos padės tobulinti komunikaciją kitomis dienomis. Nebūtina daryti ilgų susitikimų – net penkios minutės refleksijos yra vertingos.

Svarbu ir tai, kad informacija būtų ne tik perduodama, bet ir dokumentuojama. Jei kas nors paklausia „Kada tai buvo paskelbta?” arba „Kas tai pasakė?”, turėtumėte galėti greitai atsakyti. Paprastas užrašų dokumentas su laiko žymomis gali būti labai naudingas.

Mokymai ir komandos paruošimas

Net geriausias komunikacijos planas neveiks, jei komanda nežino, kaip jį naudoti. Todėl mokymai prieš festivalį yra būtini.

Nepakanka tiesiog išdalinti instrukcijas ir tikėtis, kad visi viską supras. Organizuokite praktinį mokymą, kur simuliuojate įvairias situacijas. Pavyzdžiui, kas nutinka, jei atšaukiamas koncertas? Kas kam praneša? Kokią informaciją duodate lankytojams? Tokios pratybos padeda komandai suprasti ne tik ką daryti, bet ir kodėl tai svarbu.

Mokykite žmones ne tik techniniams dalykams, bet ir bendravimo įgūdžiams. Kaip bendrauti su piktu lankytoju? Kaip paaiškinti sudėtingą situaciją paprastai? Kaip išlikti ramiam streso akivaizdoje? Šie soft skills dažnai būna svarbesni už technines žinias.

Įsitikinkite, kad visi žino, kur rasti informaciją. Surenkite visus svarbius dokumentus vienoje vietoje – festivalio programą, kontaktų sąrašus, žemėlapius, dažniausiai užduodamus klausimus. Ir ne tik surenkite, bet ir parodykite komandai, kaip tuo naudotis.

Turėkite mentorius arba patyrusius komandos narius, kurie gali padėti naujiems. Festivalio metu ne visada bus laiko ilgiems paaiškinimams, todėl gerai, kai šalia yra kas nors, kas gali greitai patariti.

Kai viskas susideda į vieną visumą

Efektyvus komunikacijos planas nėra kažkas, ką sukuriate vieną kartą ir paskui pamirštate. Tai gyvas dokumentas, kuris keičiasi kartu su festivaliu ir jūsų komanda. Po kiekvieno festivalio peržiūrėkite, kas veikė, kas ne, ir tobulinkite.

Svarbiausias dalykas – paprastumas. Sudėtingi planai su daugybe taisyklių ir procedūrų atrodo įspūdingai popieriuje, bet realiame gyvenime niekas jų nenaudoja. Geriau turėti paprastą sistemą, kurią visi supranta ir naudoja, nei tobulą, bet per sudėtingą.

Nepamirškite ir žmogiškojo faktoriaus. Festivaliai yra įtempti, žmonės pavargsta, emocijos kyla. Geras komunikacijos planas turi numatyti ir tai – kaip palaikyti komandos nuotaiką, kaip užtikrinti, kad žmonės jaustųsi išgirsti, kaip švęsti mažus laimėjimus.

Galiausiai, komunikacija – tai ne tik žodžiai. Tai požiūris, kultūra, būdas dirbti kartu. Kai jūsų komanda supranta, kad gera komunikacija padeda visiems – ir jiems patiems, ir lankytojams, ir visam festivalio sėkmei – ji tampa natūralia darbo dalimi, o ne prievarta. Ir būtent tada jūsų informacijos centras tampa ne tik vieta, kur žmonės gauna atsakymus, bet ir festivalio širdimi, kuri padeda viskam plakti tinkamu ritmu.