Kodėl popieriniai lapeliai nebepakanka šiuolaikiniam žmogui

Prisimenu laikotarpį, kai mano darbo stalas atrodė tarsi popieriaus gamyklos sandėlis po sprogimo. Lipnūs lapeliai kibo ant monitoriaus, ant stalo krašto, net ant kavos puodelio. Kiekvienas geltonas kvadratėlis rėkė apie skubią užduotį, neatliktą skambutį ar pamirštas pareigas. Paradoksalu, bet kuo daugiau lapelių turėjau, tuo mažiau dalykų spėdavau padaryti. Chaosas nepadėjo organizuotis – jis tik kūrė iliuziją, kad kažką veikiu.

Skaitmeninė užduočių dėžutė atėjo į mano gyvenimą ne kaip technologinis stebuklai, o kaip išsigelbėjimas nuo nuolatinio jausmo, kad kažką pamiršau. Tačiau pirmieji bandymai naudoti tokias sistemas baigėsi ne ką geriau nei su popieriniais lapeliais – tiesiog chaosas persikėlė į ekraną. Supratau, kad įrankis pats savaime nieko nesprendžia. Reikia metodo, sistemos, požiūrio.

Per pastaruosius kelerius metus išbandžiau daugybę skaitmeninių užduočių valdymo sistemų ir galiu drąsiai pasakyti: problema nėra technologijose. Problema – kaip mes jas naudojame. Todėl noriu pasidalinti tuo, kas man tikrai veikia, kas padėjo pereiti nuo chaoso prie santykinės tvarkos, nuo nuolatinio streso prie bent jau valdomo produktyvumo.

Dviejų minučių taisyklė arba kodėl atidėliojimas yra produktyvumo priešas

Pirmasis ir, mano nuomone, svarbiausias principas, kurį įdiegiau savo darbe su skaitmenine užduočių dėžute, yra dviejų minučių taisyklė. Skamba paprasta, bet veikia stebuklingai. Esmė tokia: jei užduotis užims mažiau nei dvi minutes, daryk ją iš karto, o ne įrašyk į sistemą.

Kodėl tai svarbu? Kiekviena užduotis, kurią įrašome į sistemą, reikalauja papildomų veiksmų: reikia suformuluoti, priskirti kategoriją, nustatyti prioritetą, vėliau perskaityti, įvertinti, o tada tik atlikti. Jei pati užduotis trunka trumpiau nei visas šis procesas, mes tiesiog švaistome laiką. Atsakyti į paprastą el. laišką, pervesti mokėjimą, išsiųsti trumpą žinutę – tokios užduotys neturėtų patekti į jūsų užduočių sąrašą.

Tačiau čia slypi pavojus. Žmonės dažnai neįvertina, kiek laiko tikrai užtruks užduotis. „Greitai parašysiu ataskaitą” gali virsti trijų valandų maratonu. Todėl būkite sąžiningi sau. Jei abejojate – įrašykite į sistemą. Geriau turėti vieną papildomą užduotį sąraše nei praleisti svarbų darbą, nes atrodė, kad jis „greitas”.

Aš asmeniškai pastebėjau, kad ši taisyklė ne tik sutaupo laiko, bet ir sukuria pasitenkinimo jausmą. Kai per dieną padari dešimt smulkių dalykų iš karto, jaučiesi produktyvus. Šis psichologinis aspektas neturėtų būti nuvertinamas – motyvacija yra kuras, kuris palaiko produktyvumo variklį.

Projekto mąstymas vietoj užduočių krūvos

Antrasis metodas, kuris iš esmės pakeitė mano požiūrį į užduočių valdymą, yra projekto mąstymas. Daugelis žmonių naudoja skaitmenines užduočių dėžutes kaip paprastą sąrašą – „nupirkti pieną”, „paskambinti Jonui”, „parašyti ataskaitą”. Problema ta, kad tokios atskiros užduotys neatskleidžia didesnio vaizdo.

Vietoj to pradėjau grupuoti užduotis į projektus. Projektas nebūtinai yra kažkas didžiulio – tai gali būti bet koks tikslas, reikalaujantis daugiau nei vieno žingsnio. „Organizuoti gimtadienio šventę” yra projektas. „Pakeisti darbą” yra projektas. „Sutvarkyti balkoną” yra projektas. Kiekvienas iš jų turi kelias užduotis, kurios kartu veda link rezultato.

Kai pradedi mąstyti projektais, atsiranda aiškumas. Matai ne tik tai, ką reikia padaryti dabar, bet ir tai, kas laukia toliau. Tai padeda planuoti, nustatyti prioritetus ir suprasti, kiek laiko tikrai reikės. Be to, užbaigti projektą suteikia daug didesnį pasitenkinimo jausmą nei pažymėti dešimt atskirų užduočių.

Praktiškai tai įgyvendinti paprasta. Daugelis skaitmeninių užduočių valdymo sistemų palaiko hierarchiją arba žymes. Sukurkite projektą kaip pagrindinę kategoriją ir po juo sugrupuokite visas susijusias užduotis. Pavyzdžiui, projektas „Persikraustymas” gali turėti užduotis: „Rasti perkraustymo įmonę”, „Supakuoti knygas”, „Pakeisti adresą dokumentuose”, „Atjungti internetą senoje vietoje” ir taip toliau.

Dar vienas svarbus aspektas – kiekvienas projektas turėtų turėti aiškų kitą žingsnį. Ne visą užduočių sąrašą, o būtent vieną konkretų veiksmą, kurį galite atlikti dabar. Tai apsaugo nuo paralyžiaus, kai žiūri į didelį projektą ir nežinai, nuo ko pradėti.

Kontekstų galia arba kaip dirbti pagal situaciją

Trečiasis metodas, kuris man pasirodė revoliucinis, yra kontekstų naudojimas. Idėja kyla iš GTD (Getting Things Done) metodologijos, bet ją galima pritaikyti bet kuriai sistemai.

Kontekstas – tai situacija, vieta ar įrankis, kuris reikalingas užduočiai atlikti. Pavyzdžiui: „@kompiuteris”, „@telefonas”, „@namai”, „@parduotuvė”, „@biuras”, „@nuovargis” (taip, ir energijos lygis gali būti kontekstas). Idėja paprasta: kai esi tam tikroje situacijoje, žiūri tik tas užduotis, kurias gali atlikti būtent dabar.

Kodėl tai veikia? Nes eliminuoja bereikalingą triukšmą. Kai esi parduotuvėje, tau nereikia matyti visų darbo užduočių. Kai esi biure be telefono, nėra prasmės žiūrėti į skambučių sąrašą. Kontekstai leidžia sutelkti dėmesį į tai, kas aktualu šią akimirką.

Aš naudoju tokią sistemą: kiekviena užduotis gauna bent vieną kontekstą. Kai planuoju dieną, žinau, kad rytą biure turiu tris valandas gilaus darbo – žiūriu į „@kompiuteris-fokusas” kontekstą. Kai važiuoju automobiliu, perjungiu į „@telefonas-skambučiai”. Kai esu parduotuvėje, patikrinu „@parduotuvė” sąrašą.

Ypač naudinga yra energijos kontekstai. Turiu „@didelis-fokusas” užduotims, kurioms reikia maksimalios koncentracijos, „@rutina” paprastiems darbams ir „@nuovargis” dalykams, kuriuos galiu daryti net tada, kai smegenys jau nebeveikia. Tai padeda produktyviai išnaudoti visą dieną, net ir tas valandas, kai jautiesi ne pačioje geriausoje formoje.

Prioritetų nustatymo menas be streso

Ketvirtasis metodas susijęs su prioritetais, bet ne taip, kaip daugelis žmonių juos supranta. Daugelis sistemų siūlo žymėti užduotis kaip „aukštas”, „vidutinis” ar „žemas” prioritetas. Problema ta, kad po kurio laiko visos užduotys tampa aukšto prioriteto, nes juk viską reikia padaryti, tiesa?

Vietoj to naudoju Eisenhowerio matricą, pritaikytą skaitmeninei aplinkai. Užduotys skirstomos į keturias kategorijas pagal du kriterijus: skubu/neskubu ir svarbu/nesvarbu. Tai duoda keturis kvadrantus:

Skubu ir svarbu – tai krizės, skubūs terminai, problemos, kurios reikalauja nedelsiant sprendimo. Idealiu atveju šis kvadrantas turėtų būti tuščias arba beveik tuščias, bet gyvenime taip nebūna. Šias užduotis darau pirmiausia.

Svarbu, bet neskubu – čia slypi tikrasis produktyvumas. Planavimas, mokymasis, santykių kūrimas, sveikata, ilgalaikiai projektai. Šios užduotys neturi degančio termino, todėl jas lengva atidėlioti, bet būtent jos kuria vertę ilgalaikėje perspektyvoje. Skiriu jiems laiko kiekvieną dieną.

Skubu, bet nesvarbu – pertraukos, kai kurie susirašinėjimai, kieno nors skubūs prašymai, kurie jums nėra svarbūs. Šias užduotis stengiuosi deleguoti arba atlikti greitai, kad jos netrukdytų svarbesnių dalykų.

Neskubu ir nesvarbu – laiko švaistytojų kategorija. Jei užduotis patenka čia, kyla klausimas: kodėl ji apskritai tavo sąraše? Šias užduotis tiesiog ištrinu.

Praktiškai tai įgyvendinu naudodamas žymes arba spalvas skaitmeninėje sistemoje. Kiekviena užduotis gauna atitinkamą žymę, ir galiu filtruoti pagal kvadrantus. Tai padeda planuoti dieną: žinau, kad turiu skirti laiko antram kvadrantui, net jei pirmasis šaukia garsiau.

Savaitės apžvalga kaip produktyvumo šerdis

Penktasis metodas, kurį ilgai ignoravau, o dabar laikau būtiniausiu, yra savaitės apžvalga. Tai ne paprastas užduočių patikrinimas – tai strateginė sesija su savimi, kuri užtikrina, kad sistema veikia ir kad judite teisinga kryptimi.

Kas penktadienį po pietų arba sekmadienio vakarą skiriu valandą savaitės apžvalgai. Procesas atrodo taip:

Pirmiausia peržiūriu visas užduotis, kurios liko nepadarytos. Klausiuosi savęs: ar jos vis dar aktualios? Gal kai kurios jau nebereikalingos? Gal kai kurias reikia performuluoti? Daug užduočių, kurios atrodė svarbios pirmadienį, penktadienį jau nebeturi prasmės. Jas ištrinu be gailesčio.

Tada peržiūriu projektus. Ar kiekvienas projektas turi aiškų kitą žingsnį? Ar yra projektų, kurie stovi vietoje? Kodėl? Gal reikia papildomų išteklių? Gal reikia padalinti į smulkesnius žingsnius? Ši analizė padeda išvengti užstrigusių projektų, kurie tik užteršia sistemą.

Po to žiūriu į ateinančią savaitę. Kokie terminai laukia? Kokie susitikimai suplanuoti? Kokias užduotis būtinai turiu padaryti? Sukuriu savaitės planą – ne minutę po minutės, o bendrą viziją, ką noriu pasiekti.

Galiausiai peržiūriu savo tikslus ir vertybes. Ar tai, ką darau, veda link to, ko noriu? Ar nepamečiau didžiojo vaizdo kasdienių užduočių sūkuryje? Ši dalis gali atrodyti per filosofinė, bet ji būtina. Lengva užsimiršti darbuose ir pamiršti, kodėl apskritai visa tai darai.

Savaitės apžvalga man tapo tarsi terapijos sesija. Ji suteikia aiškumo, ramybės ir pasitikėjimo, kad viskas kontroliuojama. Be jos sistema greitai virsta chaotiška užduočių krūva, kuri kelia stresą vietoj to, kad jį mažintų.

Automatizavimas ir integracijos, kurios taupo laiką

Šeštasis metodas – protingas automatizavimas. Skaitmeninės užduočių dėžutės galia ne tik tame, kad jos saugo informaciją, bet ir tame, kaip jos gali bendrauti su kitomis sistemomis ir automatizuoti rutininius procesus.

Pavyzdžiui, naudoju integraciją su el. paštu. Kai gaunu laišką, kuriam reikia atsakyti vėliau, vienu paspaudimu jis tampa užduotimi su nuoroda į originalų laišką. Nebereikia kopijuoti, įklijuoti, ieškoti. Vienas paspaudimas – ir užduotis sistemoje.

Kalendoriaus integracija taip pat neįkainojama. Kai suplanuoju susitikimą, automatiškai sukuriamos susijusios užduotys: pasiruošti medžiagą, nusiųsti darbotvarkę, po susitikimo – išsiųsti santrauką. Sistema pati primena apie tai reikiamu laiku.

Dar vienas galingas įrankis – pasikartojančios užduotys. Yra dalykų, kuriuos reikia daryti reguliariai: mokėti sąskaitas, tikrinti tam tikrus rodiklius, atlikti techninę priežiūrą. Vietoj to, kad kiekvieną kartą įrašyčiau užduotį iš naujo, sukuriu pasikartojančią užduotį, kuri automatiškai atsiranda reikiamu laiku. Tai sutaupo ne tik laiko, bet ir proto energijos – nebereikia prisiminti, ką reikia daryti reguliariai.

Tačiau čia svarbi pusiausvyra. Automatizavimas neturėtų tapti tikslu savaime. Mačiau žmonių, kurie praleidžia valandas kurdami sudėtingas automatizacijas dalykams, kuriuos galėtų padaryti per penkias minutes rankiniu būdu. Automatizuokite tik tai, kas tikrai kartojasi dažnai ir užima reikšmingą laiką.

Aš laikausi tokios taisyklės: jei kažką darau daugiau nei tris kartus per mėnesį ir tai užima daugiau nei penkias minutes, vertas apsvarstyti automatizavimą. Jei rečiau arba greičiau – ne verta laiko investicijos.

Lankstumas ir sistemos pritaikymas sau

Septintasis ir paskutinis metodas – lankstumas. Girdėjau daug istorijų apie žmones, kurie sukūrė tobulą sistemą, bet po kurio laiko ją apleido. Kodėl? Nes sistema tapo tikslu, o ne įrankiu. Jie tapo sistemos vergais vietoj to, kad sistema tarnautų jiems.

Jūsų užduočių valdymo sistema turi būti gyva ir prisitaikanti. Kas veikia šiandien, gali neveikti po trijų mėnesių, kai pasikeis jūsų aplinkybės, darbas ar gyvenimo situacija. Ir tai visiškai normalu.

Aš reguliariai eksperimentuoju su savo sistema. Išbandau naujus kontekstus, keičiu kategorijas, pašalinu tai, kas nebeveikia. Kartais grįžtu prie senų metodų, kuriuos kadais atmetęs. Nėra vieno teisingo būdo – yra tik tai, kas veikia jums dabar.

Svarbu nepersistengti. Pradėjau su labai paprasta sistema: tik užduočių sąrašas su terminais. Palaipsniui pridėjau projektus, tada kontekstus, tada prioritetus. Jei būčiau bandęs viską įdiegti iš karto, būčiau paskendęs sudėtingume ir metęs po savaitės.

Dar vienas lankstumas – gebėjimas atleisti. Yra dienų, kai sistema neveikia. Yra savaičių, kai viskas eina ne pagal planą. Ir tai normalu. Užduočių valdymo sistema nėra religija, ji nėra moralinis imperatyvas. Ji tik įrankis, kuris turėtų palengvinti gyvenimą, o ne jį komplikuoti.

Kai pastebiu, kad sistema kelia daugiau streso nei naudos, sustoju ir klausiuosi: kas negerai? Gal per daug užduočių? Gal per daug kategorijų? Gal per daug spaudimo sau? Paprastai atsakymas būna paprastas – reikia supaprastinti, sumažinti, atleisti.

Kai sistema tampa gyvenimo būdu, o ne našta

Praėjo keli metai nuo to laiko, kai pirmą kartą atidariau skaitmeninę užduočių dėžutę ir sumečiau į ją chaotišką krūvą užduočių. Dabar mano sistema nėra tobula, bet ji veikia. Svarbiausia – ji man padeda gyventi, o ne apsunkina gyvenimą.

Supratau, kad produktyvumas nėra apie tai, kiek daug padarai. Jis apie tai, ar darai tai, kas svarbu. Ar judi link savo tikslų. Ar turi laiko tam, kas tau rūpi. Skaitmeninė užduočių dėžutė nėra stebuklinga lazdelė, kuri viską išspręs. Bet ji gali būti patikimas partneris, kuris padeda nepamiršti, kas svarbu, ir sutelkti dėmesį į tai, kas turi prasmę.

Septyni metodai, kuriais pasidalinau – dviejų minučių taisyklė, projekto mąstymas, kontekstai, prioritetų nustatymas, savaitės apžvalga, automatizavimas ir lankstumas – nėra griežtos taisyklės. Tai principai, kuriuos galite pritaikyti savo situacijai. Galbūt jums tiks visi, galbūt tik keli. Galbūt sukursite savo metodus, kurie veiks dar geriau.

Svarbiausia pradėti. Pasirinkti vieną metodą ir jį išbandyti. Suteikti sau laiko įprasti. Nebijoti keisti, jei neveikia. Ir prisiminti, kad tikslas nėra turėti tobulą sistemą – tikslas yra gyventi gyvenimą, kuriame yra vietos tam, kas tikrai svarbu. Užduočių valdymas yra tik įrankis šiam tikslui pasiekti, ne daugiau, ne mažiau.

Kai sistema tampa natūralia jūsų gyvenimo dalimi, kai nebereikia apie ją galvoti, kai ji tiesiog veikia fone ir palaiko jus – štai tada žinote, kad radote tai, kas jums tinka. Ir tai yra geriausias jausmas – žinoti, kad kontroliuojate savo užduotis, o ne jos jus.